Cutover: Erfolgreiche Planung und Steuerung mit dem CutoverManager

21. März 2020 | Michael Lex
Die Systemwelten werden stetig komplexer und die Aufgaben immer zahlreicher — weshalb die Planung für den Cutover immer präziser werden muss. Unser CutoverManager Tool unterstützt Sie verlässlich bei der Planung und der Steuerung Ihres Cutover/Go-Live Events.

Die Systemwelten der meisten mittleren und größeren Unternehmen wurden in den letzten Jahren stetig komplexer. Der erhöhte Automatisierungsanspruch, die melde-, steuer- und bilanzrechtlichen Anforderungen sowie die europäischen und internationalen Anforderungen zum Datenschutz tragen Ihren Anteil hierzu bei. Bei Änderungen innerhalb der bestehenden Systemwelt oder gar bei der Fusion oder Aufsplittung von Unternehmen müssen die Aufgaben im jeweiligen Projekt immer präziser abgestimmt und geplant werden. Vorbei sind die Zeiten, in denen ein Projektmanager seine Aufgabenpakete „im Kopf” hatte und seine Teams „on the fly” koordinierte. Entsprechend anspruchsvoll wurden auch die Abläufe bei der Einführung/Inbetriebnahme der jeweiligen Änderungen, dem sogenannten Cutover. In der Regel wird nach spätestens einem Drittel der Projektlaufzeit ein Cutover Manager in persona in das Projekt integriert, der die Abläufe am Cutover planen und die Durchführung zum Cutover mit seinem Team koordinieren soll.

Cutover-Tool/-Software

Sobald es an die Planung der Abläufe zum Cutover geht, stellt sich die Frage nach einem geeigneten Tool. Es muss sowohl für die Planungsphase des Cutover, als auch für die Steuerung des Cutover geeignet sein. In den seltensten Fällen ist im Unternehmen ein brauchbares Cutover-Tool/-Software vorhanden. So fällt die Entscheidung meist zwischen Microsoft Excel oder Microsoft Project.

Microsoft Excel bietet schier unbegrenzte Möglichkeiten in der Gestaltung eines Plans für den Cutover. Es können alle für die Beschreibung der einzelnen Aufgaben notwendigen Informationen in entsprechenden Spalten dokumentiert werden. Über Wertelisten lassen sich ausgewählte Spalten nur mit vordefinierten Werten belegen. Zusätzlich lassen sich auch Logiken über Funktionen und Makros abdecken. Die große Schwäche jedoch liegt in der Parade-Disziplin einer Planung für den Cutover, nämlich der Verlinkung der einzelnen Aufgaben untereinander. Es können zwar fixe oder relative Relationen zwischen einer oder mehreren Zellen hergestellt werden, aber einfügen, verschieben und löschen von einzelnen Zeilen bringen diese Relationen an ihre Grenzen. Verstärkt wird dieser Effekt, wenn die Planung von mehr als einer Person vorgenommen wird und so der Umgang und der Wissensstand über die teilweise komplexen Abhängigkeiten variiert. Hier kann es schnell zum Verlust oder zur Verfälschung von Abhängigkeiten kommen, was spätestens bei der Ausführung des Ablaufs zu erheblichen Problemen führen wird.

Cutover-Phasen

In vielen unserer Projekte kam es während der Planungsphase durch das häufige Hinzufügen, Verschieben und Löschen von Zeilen und dem damit verbundenen Speichern der Dateien (auch in unterschiedlichen Namen) zu Problemen. An dieser Stelle half meist nur eine manuelle Überführung der Inhalte des aktuellen Planungs-Sheets in eine neue Datei mit anschließender Übernahme der Formatierungen. Was in der Planungsphase ärgerlich ist und mehrere Stunden kosten kann, stellt in der Ausführungsphase des Cutovers den „Super-Gau” dar.

Cutover-Phasen

Für die Ausführungsphase eines Cutover-Plans bringt Microsoft Excel durch seine vielen integrierten Funktionen und die darüberhinausgehende Prozessunterstützung durch Makros eine Fülle an Möglichkeiten mit. Doch die Stärke ist gleichzeitig auch die größte Schwäche. Die hohe Flexibilität kann selbst die besten Funktionen und Makros an ihre Grenzen führen. Des Weiteren müssen verschiedene Anwender im Cutover-Team, mit unterschiedlichen technischen Vorkenntnissen über die eingebauten „Zusatz-Features” (Einfügen/Löschen von Spalten/Zeilen, Sortierungen, Löschungen, Ergänzungen etc.), diese stets korrekt ausführen. In der Praxis führt das fast immer zu Problemen. Sind die Entwickler des Sheets dann nicht zur Stelle, entstehen Störungen im Ablauf. Im schlimmsten Fall kann dies den Stopp und das Rollback der bisherigen Tätigkeiten bedeuten.

Planung

Microsoft Project ist das Standard-Tool zur Planung von Projekten. Hierzu bringt es eine Menge an nützlichen Funktionen mit. Die Kernelemente von Aufgaben, wie Start- und Ende-Datum, Dauer, Aufwand, Ressourcen etc. können sehr gut geplant werden. Auch die Gruppierung von zusammengehörigen Aufgabenpaketen über Abbildung von Aufgaben und Unteraufgaben in verschiedenen Hierarchie-Ebenen ist kein Problem. Auch die grafische Darstellung der einzelnen Aktivitäten in z.B. Gantt Charts bringt es bereits in der Standardversion mit. Würde man am Anfang einer Planung bereits alle Aufgaben, Ressourcen und Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben kennen, wäre Microsoft Project ein perfektes Tool für die Planungsphase eines Cutovers.

Die Erfahrung zeigt jedoch, dass keines dieser Kriterien in der Realität zutrifft. Im Gegensatz zur Planung eines Projekts, ist die Planung eines Cutovers ein hochdynamischer, wochenlanger Prozess. Die Aufgaben der einzelnen Gruppen müssen individuell erhoben werden. Nach der Erstellung eines initialen Cutover-Plans müssen die Aufgaben der einzelnen Teams bzw. Teilprojekte in die richtige Reihenfolge gebracht werden. In einem nächsten Schritt werden die gruppenweisen Abhängigkeiten der Aufgaben gebildet und schließlich müssen die Aufgaben der Teams und Teilprojekte zu einem großen Plan zusammengefügt werden. Anschließend müssen die Abhängigkeiten der Aufgaben/Aufgabenblöcke der einzelnen Teams bzw. Teilprojekte in die richtigen Sequenzen gebracht und die übergreifenden Abhängigkeiten im Cutover-Plan abgebildet werden. Diese Planungstätigkeiten ziehen sich in der Regel über mehrere Wochen und in größeren Projekten sogar über mehrere Monate hin. In Microsoft Project müssen während dieser Zeit immer wieder neue Themen an den Plan angehängt oder eingeschoben werden, neue Abhängigkeiten gebildet oder bestehende Abhängigkeiten geändert oder gelöscht werden. Es können auch Aufgaben oder Aufgabengruppen während der Planungsphase wieder komplett verschwinden und so Referenzen plötzlich ins Leere zeigen.

Generalprobe

Neben den eigentlichen Aufgaben und deren Abhängigkeiten sind auch die zugeordneten Ressourcen nicht statisch, sondern ändern sich während der Planungsphase und auch von Generalprobe zu Generalprobe (u.a. wegen Urlauben etc.) mehrfach. Das Hinzufügen oder das Löschen von Ressourcen kann bei einer Projektplanung Einfluss auf die Dauer einer Aufgabe haben, was bei einer Planung für den Cutover nicht gewünscht ist. Im Gegensatz zu einer Projektplanung, in der das Hinzufügen einer weiteren Ressource sehr wohl zu einer Reduzierung der Dauer einer Aufgabe führen sollte, ist für eine Aufgabe im Cutover-Plan in der Regel eine feste Dauer definiert und die zugeordneten Ressourcen dienen „lediglich” der Information, wer die Aufgabe ausführt. Das Hinzufügen von Ressourcen dient in einer Planung für den Cutover meist der Schaffung von Redundanzen (Backups) und nicht der Steigerung der Effizienz. Nach dem Abschluss und dem Fine-Tuning des Plans geht es meist in die Verprobung der Planung im Rahmen von 1 bis X Generalproben. Hierzu bringt Microsoft Project wenig Standardfunktionen mit, die das Cutover-Team bei der aktiven Steuerung der einzelnen Teams und deren Aufgaben sowie bei der Überwachung der anstehenden, laufenden und überfälligen Aufgaben unterstützen. Doch gerade in diesen angespannten, hektischen und für das verantwortliche Team stressigen (Nacht-) Stunden, ist eine verlässliche technische Unterstützung extrem wichtig, die dem Team das Starten, überwachen, filtern und sogar das Einfügen, löschen und ändern von (laufenden) Aufgaben während des Cutover mit einfachen und 100 % verlässlichen Mitteln ermöglicht.

CutoverManager

CutoverManager

Da wir bisher auf kein für die Planungs- und die Ausführungsphase geeignetes Cutover-Tool gestoßen sind, haben wir uns zur Entwicklung eines eigenen CutoverManagers entschieden. Das Tool sollte alle uns bisher bekannten Anforderungen an eine Cutover-Planung und –Ausführung funktional abdecken, die in den Standard-Tools erkannten Schwächen beherrschen und eine extreme Stabilität und Verlässlichkeit in jeder Cutover-Phase aufweisen. Zudem sollte es alle Standard-Aufgaben, die ein Cutover-Team während der Ausführungsphase zu bewältigen hat, weitestgehend durch entsprechende Workflows und Funktionen unterstützen. Auch Nebenaufgaben, wie die Beantwortung der Fragen von Beteiligten im Cutover nach Startzeiten oder den im Kürze anstehenden Aufgaben ihres Teams, nach den Vorgänger- oder Nachfolger-Aufgaben, Kontaktdaten von Team-Mitgliedern etc., müssen einfach, schnell und für den weiteren Ablauf des Cutover, gefahrlos beantwortet werden können.

Mit dem CutoverManager haben wir alle uns bisher in der Praxis vorgekommenen Szenarien durchgespielt. Die damals gefundenen Lösungen entsprachen nicht immer den Lösungsvarianten in unserem Cutover-Tool, da dieser auf einer anderen Technologie und einer anderen Systemlogik basiert. Aber wir sind noch auf kein Problem gestoßen, welches wir mit dem CutoverManager nicht hätten lösen können.

Zu den Features des CutoverManagers zählen:

Änderungshistorie
21. März 2020 – Überschriften, Bild und Text überarbeitet
04. November 2018 – Veröffentlichung

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