Features im Detail
Die Aufgaben eines Cutover Managers bestehen primär aus der Erhebung der einzelnen Aufgaben pro Team/Teilprojekt, um hieraus einen Gesamt-Ablaufplan zu erstellen. Die Erhebung kann zentral durch den Cutover Manager oder dezentral durch z.B. die einzelnen Team- / Teilprojektleiter erfolgen. Im Lauf des Projekts / Vorhabens wird dieser Plan erfahrungsgemäß viele Male optimiert werden. In dieser Planungsphase entsteht ein Masterplan.
Zur Verprobung des Plans, werden Generalproben durchgeführt. Das heißt, der Plan wird auf seine Vollständigkeit, Ablaufreihenfolge und Dauer der einzelnen Aufgaben und Abhängigkeiten verprobt und die Ergebnisse daraus in den Masterplan überführt. Zu diesem Zweck wird aus der jeweils aktuellen Version des Masterplans ein ausführbarer Liveplan erstellt. Der Liveplan bildet die Basis für die detaillierte und minutiöse Steuerung der Aufgaben und Abläufe in den Generalproben und schließlich im finalen Cutover/Go-Live.
Masterpläne
Ein Masterplan bildet den Container für eine neue Planung. Im CutoverManager können gleichzeitig mehrere Masterpläne geführt und gepflegt werden. So können z.B. neben Projekten auch völlig unabhängig regelmäßige Release-Einführungen im CutoverManager geplant werden.
Jeder Masterplan erhält eine individuelle Bezeichnung, unter der er in den Übersichten angezeigt wird. Zu jedem Masterplan kann zudem eine Beschreibung des Vorhabens erfasst werden. Darüber hinaus hat er einen virtuellen Startzeitpunkt. Dies ist der planerische Aufsetzpunkt, zu dem die erste Aktivität beginnen soll. Hierauf werden in der Regel Folgeaufgaben verlinkt.
Bei der Generierung eines Liveplans aus dem jeweiligen Masterplan, kann die Differenz zwischen dem Startzeitpunkt des Master- und des Liveplans auch zur Neuberechnung der fixen Termine im Liveplan herangezogen werden.
Da im CutoverManager parallel mehrere Projekte, Vorhaben, Releases etc. geplant (und auch ausgeführt) werden können, dient es der Übersichtlichkeit, aktuell nicht benötigte Pläne für Benutzer als "nicht auswählbar" zu markieren. Diese Pläne werden dann in der Übersicht der verfügbaren Masterpläne nicht aufgeführt.
Aufgaben
Die Aufgaben bilden das Kernstück einer Cutover-Planung. Jede Aufgabe, die im Verlauf des Cutover/Go-Live auszuführen ist, muss detailliert und (für den Verantwortlichen der Aufgabe) unmissverständlich beschrieben sein.
Für jede Aufgabe muss eine DAUER festgelegt werden. Für die ersten Testdurchläufe kann ein PUFFER definiert werden, um gewissen Planungsunsicherheiten abbilden zu können. Diese Pufferzeiten sind bei einer separaten Ausweisung ersichtlich und sollten von Generalprobe zu Generalprobe gegen null zurückgeführt werden.
Zudem muss der Start-Typ einer Aufgabe festgelegt werden. Dieser kann entweder als fixer Zeitpunkt oder als Folgeaufgabe von einem oder mehreren Vorgängern oder als eine Kombination aus beiden Möglichkeiten definiert werden.
Durch die Zuordnung von LABELS zu einer Aufgabe können Gruppierungen nach verschiedenen Dimensionen vorgenommen werden. Dies könnten Lokationen, Systeme, Themengebiete etc. sein. Label können aus einzelnen Begriffen oder auch als Text mit einer gewissen Hierarchie (z.B. Wertpapier - Ausbuchungen - Team München) beschrieben werden. Nach allen Labels kann im Master- und Liveplan gefiltert und im Master Cockpit auch danach gruppiert werden
Da sich Aufgaben bekanntlich nicht von alleine erledigen, muss jeder Aufgabe ein oder mehrere BENUTZER oder auch BENUTZERGRUPPEN zugeordnet werden. Diese Personen sind für die Ausführung der Aufgabe zum Cutover/Go-Live verantwortlich. Sie werden in der Ausführungsphase aus dem CutoverManager heraus per Mail zur Ausführung der Aufgabe aufgefordert.
Auch MEILENSTEINE können im CutoverManager gesetzt werden. Dies sind Aufgaben mit der Dauer von 0 und der Auswahl JA im Feld MEILENSTEIN.
Bei der Planung orientiert man sich in der Regel an einigen zentralen Ereignissen/Aufgaben/Meilensteinen (z.B. den Point-of-no-Return), um nach Pflegetätigkeiten deren Auswirkungen auf die Zeitachse beurteilen zu können. Diese Kernereignisse / -aufgaben / -meilensteine, können in einer Statistik-Seite explizit ausgewiesen werden. Hierzu ist im Feld ÜBERWACHEN bei diesen Aufgaben ein JA zu wählen.
Aufgaben-Historisierung
Bei einer Veränderung einer geplanten Aufgabe wird die jeweilige Vorgängerversion historisiert. Somit kann nachvollzogen werden, wann eine Aufgabe verändert wurde und wer dies durchgeführt hatte.
Beim Aufruf einer historisch veränderten Aufgabe werden die Details der damals aktuellen Version und der jeweiligen Vorgängerversion dargestellt und die Änderungen farblich hervorgehoben.
Auch in der Ausführungsphase kann jede Änderung einer Aufgabe genau nachvollzogen werden.
Aufgabenliste
In der Planungsphase bietet der CutoverManager verschiedene Anzeigemöglichkeiten, um einen Überblick über die bereits erfassten Aufgaben unter verschiedenen Betrachtungswinkeln zu ermöglichen.
In der Aufgabenliste werden die bisher erfassten Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Erfassung (fortlaufende ID) aufgeführt. Hier werden alle relevanten Planungsdetails zu den Aufgaben angezeigt.
Zudem können Aufgaben hier kopiert, synchronisiert oder gelöscht werden. Die Synchronisation einer Aufgabe ist durchzuführen, wenn während der Ausführung eines Liveplans Änderungen an diesem durchgeführt werden sollen. Hierzu sind die Änderungen an den betreffenden Aufgaben zunächst im jeweiligen Masterplan durchzuführen. Dort kann analysiert werden, welche Auswirkungen die Änderung auf den Plan hat. Falls die Änderungen akzeptiert werden, kann die Aufgabe in den laufenden Liveplan synchronisiert werden.
Durch das Anklicken der ID einer Aufgabe wird in die Erfassungs-/Pflegemaske der jeweiligen Aufgabe verzweigt.
Master Cockpit
Das Master-Cockpit stellt die einzelnen Aufgaben in chronologischer Reihenfolge, mit ihren Zeiten, Abhängigkeiten (Vorgänger und Nachfolger), Gruppierungsmerkmalen (Labels) sowie den für die jeweilige Aufgabe zuständigen Personen dar.
Meilensteine sind entsprechend fett geschrieben und gekennzeichnet dargestellt. Sie haben auch typischerweise eine Dauer von 0 Minuten. Das Flaggen-Symbol hingegen ist die Visualisierung für eine Überwachte-Aufgabe.
Master Gantt-Chart
Um einen guten Überblick über die Abhängigkeit der einzelnen Aufgaben zu erhalten, können diese auch bereits in der Planungsphase als Gantt-Diagramm dargestellt werden. Hierbei kann die darzustellende Zeitspanne und auch die Skalierung nach den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden.
Ressourcenmatrix
Die Generalproben und der Go-Live werden in der Regel an Wochenenden und auch im 24-Stunden-Betrieb durchgeführt. Aus diesem Grund müssen die mit Aufgaben betrauten Mitarbeiter bei der Personalabteilung, dem Betriebsrat und ggf. auch dem Gewerbeaufsichtsamt gemeldet werden. Hierfür kann im CutoverManager eine auf Stunden basierende Ressourcenmatrix generiert werden, die die Erstellung der Meldungen wesentlich vereinfacht.
Die Ressourcenmatrix kann auf bestimmte Zeitperioden eingegrenzt werden. Sie kann auch als csv-Datei exportiert werden, um eine externe Weiterverarbeitung zu ermöglichen.
Phasenplan
Nachdem die erste Version eines Masterplan erstellt wurde, ist es für die Kommunikation an das Management und der Überprüfung des Plans nützlich, wenn die einzelnen Phasen eines Plans grafisch dargestellt werden können. Diese Darstellung ermöglicht eine weitere Überprüfung der bisherigen Planung aus einer höheren Sichtweise (Top Down) und zudem eignet sich diese Darstellung, um dem Management den groben Ablauf des Cutovers grafisch darstellen zu können.
Datenqualität
Trotz sorgfältigster Planung und Erfassung der einzelnen Aufgaben im CutoverManager kann es zu Fehlplanungen oder Falscherfassungen kommen. Speziell bei der Einspielung eines, in einem anderen Medium erstellten Plans in den CutoverManager, ist eine solche Prüfung geboten.
Ruhezeiten
In der Regel umfasst die Cutover-Planung nicht nur das Cutover-Wochenende, sondern auch vor- und nachgelagerte Tage oder sogar Wochen. In diesen vor-/nachgelagerten Zeitperioden werden die anstehenden Aufgaben, im Gegensatz zum Cutover-Wochenende, meist zu den normalen Arbeitszeiten ausgeführt. Ebenso werden keine Arbeitszeiten an Wochenende oder ggf. in diesen Phasen liegenden Feiertagen gestartet.
Um diesem Umstand Rechnung zu tragen, können im CutoverManager Ruhezeiten definiert werden, die der CutoverManager bei der Aufbereitung des Ablaufplans (Cockpits) berücksichtigt.
Massenfunktionen
Nach der Anlage eines Masterplans kann es notwendig sein, dass einzelne Daten des Plans durchgängig über den gesamten Plan hinweg verändert werden. So können z.B. ein Mitarbeiter aus dem Projekt ausscheiden und ein anderer Mitarbeiter soll dessen Aufgaben übernehmen oder Aufgaben können in andere Benutzergruppen übertragen werden oder ein Label soll generell an allen betreffenden Aufgaben ausgetauscht werden.
Nach dem Aufruf der Funktion erscheint eine Maske mit verschiedenen Arten von Massenaktualisierungen, in der der jeweilige Massenupdate aufgesetzt und durchgeführt werden kann.
Masterpläne zusammenführen
Im CutoverManager können parallel mehrere Masterpläne erstellt werden. Es ist zudem möglich einen Masterplan in einen anderen Masterplan zu integrieren.
Als Anwendungsfall können z.B. verschiedene Teilprojekte ihren individuellen Masterplan erstellen und diese dann, nach Erreichung eines bestimmten Reifegrades, in einen Rahmen Masterplan überführen.
Die Funktion eignet sich auch, wenn bestimmte Aufgaben-Ketten als Template in Form eines eigenen Masterplans angelegt werden, wie beispielsweise der exemplarische Umzug eines Servers oder einer Datenbank. Diese Templates können dann n-Mal in den Rahmen-Masterplan integriert und anschließend angepasst werden.
Livepläne
Um einen Masterplan ausführen zu können, muss aus ihm ein Liveplan erstellt werden. Dies geschieht durch einen einfachen Mausklick in der Übersicht der angelegten Masterpläne. Vor der Anlage eines neuen Liveplans kann ein individueller Name für den Plan vergeben werden.
Da auch für die Durchführung von Generalproben Livepläne erstellt werden, die Ausführungszeitpunkte der Generalproben jedoch vor dem Zeitpunkt des Cutover/Go-Live liegen, muss der Startzeitpunkt des Liveplans festgelegt werden. Falls sich im Masterplan fixe Startzeitpunkte befinden, können diese anhand der Differenz zwischen dem Startpunkt des Masterplans und dem Startpunkt des Liveplans auf Wunsch mit umgerechnet werden (Fix-Zeitpunkte anpassen).
Live Cockpit
Das Live Cockpit stellt das Herzstück des CutoverManagers zur detaillierten und minutiösen Steuerung des Cutover und seiner vorangegangenen Generalproben dar.
Im Live Cockpit sind alle Aufgaben chronologisch sortiert und ihre wichtigsten Informationen (Plan- und Ist-Start, -Ende, -Dauer, zeitliche Abweichungen zwischen Plan und Ist-Zeiten, Vorgänger, Nachfolger, Labels, Zuständigkeiten) aufgeführt. Zudem sind hier der aktuelle Status sowie die ausführbare Aktion der einzelnen Aufgaben ersichtlich.
Jede aufgrund ihrer Startkriterien initiierbare, d.h. beim zuständigen Benutzer startbare Aufgabe, ist hier mit der Aktion INITIATE dargestellt. Alle im CutoverManager definierten Vorbedingungen für den Initiierung der Aufgabe sind hierdurch erfüllt.
Nach der Initiierung durchlaufen alle Aufgaben eine festgelegte Status-Reihenfolge, die nur von Personen mit der Rolle "Cutover Manager" umgangen werden kann. Durch die strikte Workflow-Steuerung können auch nicht an der Planung beteiligte Personen zur Ausführung des Plans in das Cutover-Team mit aufgenommen werden.
Die mit einer AKTION versehenen Aufgaben können durch einen einfachen Klick auf die jeweilige Aktion (Spalte AKTION) in den im Workflow definierten nächsten Status versetzt werden. Alle hierzu festgelegten Prozesse, wie die Erstellung einer Mail an die zuständigen Personen/Personengruppen, werden im Hintergrund automatisch durchgeführt. Aufgaben ohne AKTION können aufgrund von Vorgängerbedingungen noch nicht initiiert werden.
Im Live Cockpit kann von der Standardansicht in verschiedene weitere Ansichten gesprungen werden. So kann eine Anzeige aufgerufen werden, in der alle in X Minuten ausführbaren Aktionen aufgeführt werden. Oder es kann in eine Übersicht mit laufenden oder überfälligen Aufgaben verzweigt werden.
In allen Ansichten kann nach dem Status, dem Start- und/oder dem Endzeitpunkt, den Labels, den zuständigen Personen sowie den zuständigen Gruppen gefiltert werden.
Diese verschiedenen Anzeigen ermöglichen den Control Center Mitarbeitern schnell und einfach Fragestellungen zu beantworten oder Aufgaben in einem bestimmten Status durch einen Mausklick zu filtern. Auch hat es sich bewährt, auf einem Bildschirm das Standard-Cockpit und auf einem weiteren Bildschirm z.B. die anstehenden oder die überfälligen Aufgaben im Blick zu behalten.
Grundsätzlich sollten Änderungen an einem laufenden Plan zwar vermieden werden aber der CutoverManager ermöglicht auch eine Korrektur des zugrunde liegenden Masterplans und eine Synchronisierung der Änderung in den entsprechenden Liveplan.
Aufgrund der professionellen Datenhaltung im CutoverManager gefährdet keine Sortierung und keine Filterung die Stabilität des Plans und des Systems, wie dies beim Einsatz anderer Softwareprodukte in der Praxis vereinzelt der Fall ist.
Liveplan Statistik
Die Statistik gibt einen schnellen Überblick über:
- wie viele Aufgaben sich in welchem Status befinden
- wie die Plan- von der Ist-Zeit (Start und Ende) abweicht
- wie sich der Plan-Ist-Verlauf auf der Zeitachse darstellt
Die Statistik ist ein hilfreiches Tool, unter anderem zu Beantwortung von Management-Anfragen.
Live Gantt-Chart
Auch im Liveplan gibt es eine Gantt-Chart-Darstellung. Im Unterschied zum Gantt-Chart im Masterplan zeigt der Gantt-Chart im Liveplan neben den Planzeiten auch die Ist-Zeiten und über verschiedene Einfärbungen der Aufgaben, auch den Status der einzelnen Aufgaben an.
Beim Anklicken eines Chart-Balkens erhält man weitere Informationen über die jeweilige Aufgabe.
Benutzerverwaltung
In der Planungs- und in der Ausführungsphase fallen viele verschiedene Tätigkeiten an, die Mitarbeiter mit verschiedenen Rollen wahrnehmen.
Der CutoverManager verfügt über eine rollenbasierte Benutzerverwaltung. Alle Personen, die entweder in der Planungs- oder Ausführungsphase den CutoverManager nutzen oder Aufgaben bei der Durchführung des Cutovers auszuführen haben, werden im CutoverManager in der Benutzerverwaltung geführt.
Jeder Person muss mindestens eine Rolle zugewiesen werden, die deren Rechte im CutoverManager steuert.
Im CutoverManager sind zu jeder Person Pflicht-Informationen zu hinterlegen. Diese sind mit einem Stern gekennzeichnet. Darüber hinaus können weitere Daten zu einem Benutzer erfasst werden. Diese könnten z.B. eine alternative Kontaktaufnahme (z.B. Privat-Mobiltelefon oder -Email) mit der Person ermöglichen, wenn sie zum Cutover über die angegebenen beruflichen Kontaktdaten nicht erreichbar ist.
Zu jeder Person muss auch eine Sprache und eine Zeitzone angegeben werden. Diese Angabe ermöglicht dem CutoverManager eine benutzerspezifische Umrechnung aller Start- und Endzeiten eines Plans vorzunehmen und alle grafischen Ansichten in seiner bevorzugten Sprache anzuzeigen. So können mithilfe des CutoverManagers auch internationale Projekte über verschiedene Zeitzonen hinweg problemlos geplant und gesteuert werden.
Stellvertreter-Modus
Mit dem Stellvertreter-Modus ist es möglich, ohne Eingriffe in den Masterplan, einen verantwortlichen Benutzer temporär (z.B. für eine Generalprobe oder bei einem Krankheitsfall während des Live Cutovers) in den Cockpit-Anzeigen, in der Ressourcen-Matrix und im Benutzer-Dashboard durch seinen Stellvertreter auszutauschen.
In diesem Fall wird die Initiierungs-Mail an den Stellvertreter versandt. Der eigentlich verantwortliche Benutzer wird als Kopie-Empfänger (cc) benachrichtigt.
Der Stellvertreter muss hierzu beim Benutzer hinterlegt und dort aktiviert werden. Den Stellvertreter-Modus kann sowohl der Benutzer selbst als auch eine Person aus dem Leitstand mit den entsprechenden Rechten aktivieren.
Benutzergruppen
Benutzergruppen können beliebig viele Benutzer zugeordnet werden. Aufgaben können somit nicht nur Einzelpersonen, sondern auch Personengruppen zugeordnet werden, die z.B. über ein Gruppenpostfach per E-Mail kontaktiert werden sollen.
Meilensteine
Um dem Management eine Möglichkeit zu geben, sich jederzeit über den Fortschritt des Cutovers zu informieren, wird eine Anzeige der definierten Meilensteine angeboten. Hierauf ist der Status, das Plan- sowie das Ist-Ende, die zeitliche Abweichung zwischen Plan- und Ist-Zeit, der Name der als Meilenstein definierten Aufgaben und die chronologische Position des Meilensteins im Gesamtplan ersichtlich.
Zudem erhält das Management über eine Ampeldarstellung einen schnellen Überblick, ob ein Meilenstein pünktlich, leicht oder gar stark verzögert erreicht wurde.
In den Einstellungen kann definiert werden, bei welchem Verzug (in Minuten) die Ampel in der Management-Ansicht auf Gelb und wann auf Rot dargestellt wird.
Logs
Sollte der CutoverManager ein unerwartetes Verhalten in Ihrer Umgebung aufzeigen, kann uns ein CutoverManager-Benutzer in der Rolle ADMIN (ohne auf den Betrieb zugehen zu müssen), zur gezielten Fehlersuche, eine Server-Log-Datei zur Verfügung stellen. Hierbei kann die Länge der Historie und somit die Größe der Datei ausgewählt werden.
Dashboard
Im Benutzer-Dashboard werden jedem Benutzer seine Aufgaben sowie einige statistische Informationen angezeigt, die ihm eine Einschätzung des Plan-/Ist-Verlaufs des Cutovers ermöglichen.
Tabellenkonfiguration
Jeder Benutzer kann die Tabellenanzeigen unter den einzelnen CutoverManager-Funktionen eigenständig konfigurieren. Für jede tabellarische Anzeige kann definiert werden, welche Felder (aus einer definierten Menge von verfügbaren Feldern) angezeigt werden sollen und in welcher Reihenfolge sie innerhalb der Tabelle angeordnet sein sollen.
Upload
Der initiale Aufbau eines Plans im CutoverManager kann via csv-Uploads erfolgen.
Es können Benutzer, Benutzergruppen und Aufgaben via csv-Dateien in den CutoverManager geladen werden. In der Lade-Datei für Aufgaben können zugeordnete Labels definiert werden, die parallel zu den Aufgaben im CutoverManager angelegt werden.
So können die Basisdaten von Benutzern in Microsoft Excel erfasst und in csv exportiert werden. Die so definierten Benutzer können in Microsoft Excel Benutzergruppen zugeordnet und ebenfalls als csv-Datei exportiert werden. Schließlich können die Kerninformationen von Aufgaben initial in Microsoft Excel eingegeben, die verantwortlichen Benutzer und/oder Benutzergruppen zugeordnet und diese Daten ebenfalls als csv-Datei in den CutoverManager geladen werden. Im Regelfall muss dann nur mehr die Verknüpfung der einzelnen Aufgaben direkt im CutoverManager erfolgen.
In unserem Download-Bereich kann eine Excel-Datei zur Erfassung und automatisierten Prüfung und Exportieren der Daten heruntergeladen werden.
Die Exportdateien können natürlich auch aus jedem anderen System generiert werden. Wichtig hierbei ist die Einhaltung der jeweiligen Spezifikation.
Natürlich können die genannten Daten auch zu einem bereits existierenden Master Plan geladen und dieser so ergänzt werden.