Release Plan: Strukturierte Planung und Durchführung

18. November 2020 | Michael Lex
Koordinierte Release-Einspielungen in komplexen IT-Landschaften.

Die Anforderungen des Marktes, des Gesetzgebers und der Regulierungsbehörden nehmen stetig zu. Dementsprechend muss auch die Systemlandschaft eines Unternehmens zur Erfüllung der neuen Anforderungen kontinuierlich angepasst werden. Aus diesem Grund werden entweder inhouse neue Systeme/Module entwickelt oder entsprechende, am Markt verfügbare Standard-Lösungen in die bestehende Systemwelt integriert. Die Folge sind immer komplexer werdende IT-Landschaften und demzufolge immer anspruchsvollere Release-Planungen.

Release-Zyklus

Eine Methode, um Bugfixes sowie Change-Requests und größere Anforderungen geordnet und mit einem überschaubaren Aufwand und Risiko in die IT-Landschaft einbringen zu können, sind größere Release-Zyklen. In vielen Unternehmen werden aus diesem Grund nur mehr 1 bis max. 4 Mal pro Jahr Releases eingespielt. Je weniger Releases pro Jahr eingespielt werden, desto mehr Systeme sind in der Regel dabei involviert. Entweder, weil es in den jeweiligen Systemen entsprechenden Software-Anpassungen gab oder weil Schnittstellen zu Umsystemen modifiziert und somit auch die entsprechenden Gegenseiten angepasst und getestet werden müssen.

Diese umfangreichen Releases erfordern ausführliche Tests sowie eine präzise Einführungs-Planung und -Durchführung. Hierbei kommt der Release-Plan zum Einsatz, der eine chronologisch geordnete Liste aller Aufgaben und deren Abhängigkeiten untereinander aufführt. In der Regel werden diese Releases an Wochenenden eingespielt, um den Tagesablauf sowie interne und externe Prozesse und Aktionen möglichst wenig zu stören. Kundenportale werden heruntergefahren sowie diverse Services gestoppt. Kurzum, es gibt eine Vielzahl an Aufgaben in der IT, den Business-Abteilungen und vereinzelt auch bei externen Partnern, die bei einer Release-Einspielung zur koordinieren sind.

Durch die hohe Anzahl an Aufgaben, sowie dem oftmals engen Zeitplan (z.B. innerhalb einer Nacht, am Wochenende oder einem Tag) und der verschiedenen Beteiligten, versteht es sich von selbst, dass bei diesem Vorhaben eine geordnete Steuerung, Durchführung und Überwachung erforderlich ist. An dieser Stelle bietet sich das Cutover-Management als etablierte Methodik bei Cutovers auch für Release-Einführungen an.

Das Cutover-Management umfasst die Planung und Steuerung von vorausgehenden Vorbereitungs- und nachfolgenden Abschlussarbeiten, von Generalproben sowie des eigentlichen Cutover/Go-Live. In diesem Fall die Planung und Steuerung von komplexen und umfangreichen Release-Einspielungen.

Beim Cutover-Management wird besonders viel Wert auf die minutiöse Planung, Koordination und Verwaltung einer hohen Anzahl von Aufgaben mit vielen beteiligten Personen und/oder Gruppen/Teams gelegt. Somit erfüllt es zu 100 % die Anforderungen von komplexen Releases.

Jede Methodik ist in der Praxis nur so stark, wie sie softwareseitig unterstützt wird. Dementsprechend empfehlen wir den Einsatz einer professionellen Cutover-Software, wie beispielsweise den CutoverManager, zur optimalen Unterstützung der Cutover-Planung und –Durchführung/-Steuerung.

Release-Plan vs. Cutover-Plan

In einem Release-Plan müssen, wie in einem Cutover-/GoLive-Plan, die zum Release gehörenden Aufgaben detailliert erhoben, geplant und verwaltet werden. Dies umfasst unter anderem die Führung der Abhängigkeiten von Aufgaben, der jeweils verantwortlichen Benutzer und/oder Teams, die Möglichkeit von Aufgaben-Gruppierungen und das Führen/Dokumentieren diverser Aufgaben-Eigenschaften und -Details.

Je nach Größe eines Releases unterscheidet sich ein Release-Plan von einem Cutover-Plan hinsichtlich der Menge an Aufgaben und der benötigten Funktionen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass in den meisten Unternehmen eine Release-Planung zentral über eine Person, dem Release-Verantwortlichen oder dem Testmanager aufgesetzt, koordiniert und geführt wird. Als Tool wird in der Regel auf Microsoft Excel zurückgegriffen. Die Excel-Pläne werden in verschiedener Intensität mit Makros und/oder Funktionen optimiert.

Im Gegensatz zum Release-Plan werden in einem Cutover-Plan meist:

Demzufolge bestehen bei einem Release-Plan grundsätzlichen dieselben Anforderungen wie bei einem Cutover-Plan, die Komplexität stellt jedoch nur einen Bruchteil eines Cutover-Plans dar. Vor allem bei der Release-Planung kann die zu erwartende Komplexität zu Beginn leicht unterschätzt werden. Erst im Laufe der Planung wird oft deutlich, wie umfangreich der Release-Plan und wie wichtig ein verlässliches und leicht zu handhabendes Planungs- und Steuerungs-Tool wird.

Nachdem auch bei einer Release-Einführung das Risiko eines Scheiterns der Einspielung weitestgehend reduziert werden muss, empfiehlt es sich von Anfang an auf einen Cutover-Plan in Verbindung mit einer professionellen Cutover-Software zu setzen. Diese Kombination skaliert (mehrere tausende von Aufgaben) und leistet einen wertvollen Beitrag zur Risikominimierung.

CutoverManager

Der CutoverManager bietet als professionelle Cutover-Software die optimalen Voraussetzungen zur Release-Planung und Steuerung der Release-Einspielung. Durch die Möglichkeit, mehrere Cutover-Pläne (im CutoverManager Master-Plan genannt) parallel führen und diese beliebig oft klonen/kopieren zu können, kann bei jedem neuen Release auf den Plan des vorhergehenden Releases oder einen Generalplan aufgesetzt und dieser individuell angepasst werden.

Wiederverwendung eines Master-Plans
Möglichkeiten der Anpassung und Wiederverwendung eines Master-Plans für das nächste Release

Bei größeren Releases sind vor allem die vor- und nachbereitenden Aufgaben meist sehr ähnlich. Es kann somit auf bewährte Abläufe aufgesetzt werden:

In einem kopierten Plan sind die vormals angelegten Ressourcen und Labels (Gruppierungskriterien wie Systeme, Lokationen etc.) weiterhin vorhanden und müssen nicht mehr neu erfasst werden. Der neue Plan kann nach Belieben angepasst werden, das heißt, neue Aufgaben an der erforderlichen Position eingefügt, Abhängigkeiten beliebig verändert, benötigte Aufgaben bzw. Aufgabenblöcke belassen oder einfach zeitliche Anpassungen vorgenommen werden.

Auch für größere Releases kann eine Generalprobe (engl. dress rehearsal) durchgeführt werden. Zu diesem Zweck kann aus dem Master-Plan – mit einem entsprechenden Starttermin – ein ausführbarer Live-Plan erstellt werden.

Durchführung einer Generalprobe
Durchführung einer Generalprobe

Durch die im CutoverManager integrierte Funktion der automatischen Initiierung von Aufgaben, bedarf es keinen Cutover Manager in persona, der den Plan aktiv steuert. Die für die jeweiligen Aufgaben verantwortlichen Mitarbeiter können ihre Aufgaben nach Erhalt einer Initiierungs-Mail selbstständig als gestartet und als abgeschlossen markieren. Der CutoverManager überprüft in periodischen Abständen selbstständig den aktiven Plan und benachrichtigt die verantwortlichen Personen über nun zu startende Aufgaben.

Sollten keine ungeplanten Ereignisse oder Verzögerungen eintreten, übernimmt der CutoverManager die zentrale Steuerung der Release-Einführung. Auch die Erstellung von Management-Mails beim Erreichen von Meilensteinen übernimmt der CutoverManager bei entsprechender Parametrisierung selbständig. Für die Mails zum Starten von Aufgaben und die Mails beim Erreichen können entsprechend dem unterschiedlichen Adressatenkreis auch unterschiedliche Mail-Templates hinterlegt werden.

Der CutoverManager ist somit nicht nur für Cutover-Projekte, sondern auch für wiederkehrende Releases das optimale Tool zur Planung und Durchführung.

Fazit

Ein Cutover-Plan ist ein skalierbarer Release-Plan. Durch den Einsatz einer professionellen Cutover-Software wird neben der zentralen Pflege auch die – vor allem in der heutigen Zeit der Remotearbeit – dezentral Pflege und Ausführungs-Steuerung ermöglicht. Des Weiteren sprechen für den Einsatz einer Cutover-Software zur Release-Planung und -Einführung: Die Abdeckung aller funktionaler Anforderungen, die Sicherheit durch eine stabile IT-Lösung mit kontrollierten Prozessabläufen und einer soliden Datenhaltung.

Überzeugen Sie sich selbst, welches Potenzial der CutoverManager zu bieten hat. Nutzen Sie hierzu unsere online Demo. Gerne können Sie uns auch bei konkreten Fragen direkt kontaktieren. Wie freuen uns auf Sie.

Änderungshistorie
18. November 2020 – Text überarbeitet
12. April 2020 – Überschriften überarbeitet
19. März 2019 – Veröffentlichung

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