V-Bank AG
Wir hatten in unserem Projekt die Herausforderung, die Aufgaben von 5 Partnern zu planen und deren Ausführung zu steuern. Alle Partner fanden sich nach kurzer Einweisung im Tool gut zurecht und erstellten selbständig ihre Pläne. Dank des CutoverManagers verlief die Verknüpfung und Abarbeitung der Aufgaben-Ketten, auch partnerübergreifend, reibungslos. Wir werden den CutoverManager bei entsprechenden Projekten gerne wieder einsetzen.
Wie lautete der Projektauftrag?
Es sollten ca. 7.000 Konten und Depots eines Vermögensverwalters von einer Depotbank zu einer anderen Depotbank übertragen werden. Die Projektlaufzeit betrug ca. 6 Monate.
Die Kundenstammdaten wurden in einem Zeitraum von ca. 6 Wochen übertragen. Die Migration der Geldsalden und Wertpapierbestände fand primär von einem Freitag bis zum darauffolgenden Montag statt.
Wie viele Einheiten/Unternehmen waren im Projekt und im Cutover beteiligt?
In Summe 5 Unternehmen. Diese setzten sich aus dem Vermögensverwalter, den beiden Depotbanken, dem Abwicklungspartner einer Depotbank sowie dem Hersteller des Portfolio-Management-Systems des Vermögensverwalters zusammen.
Wie sind Sie auf den CutoverManager gestoßen und wie wurde dessen Einführung durchgesetzt?
Einem Projekt-Mitarbeiter war das Tool bereits bekannt. Daraufhin haben wir analysiert, ob es auch für unsere Zwecke dienlich sein würde und es schließlich als passend empfunden. Die anderen Unternehmen/Projektteilnehmer wurden anschließend über den Einsatz des CutoverManagers informiert. Es gab keine Einwände oder Bedenken, es wurde viel mehr als adäquate Unterstützung aufgenommen.
Da die SaaS-Version eingesetzt wurde, gab es nur Bedenken, ob der Zugriff aus den einzelnen Unternehmen heraus möglich ist, was aber nur bei einem Unternehmen anfänglich ein Problem darstellte. Aber auch dies konnte dort schließlich gelöst werden.
Welche Schulungen bzw. Einweisungen gab es für die Planer der einzelnen Unternehmen?
Wir starteten in der Planungsphase mit einem einstündigen Online-Termin, der die Philosophie des CutoverManagers den Beteiligten erläuterte und zudem die Grundlagen und Funktionen zur Anlage und zur Verknüpfung von Aufgaben im Tool beinhaltete. Um das Vorgehen und die Abläufe zu veranschaulichen wurden 5 Folien erstellt, die dies im Detail darstellten und als Unterstützung dienten.
Vor der Ausführungsphase hatten wir nur einen weiteren 6-seitigen Foliensatz erstellt, in dem die Rechte eines TASK-RECEIVERS1 sowie die Möglichkeiten der Meldung zum Starten und zum Beenden einer Aufgabe im Tool und ein paar Anzeigen im CutoverManager erklärt wurden.
Ich denke, die Anwender kannten dann nicht jede Funktionalität im Tool aber sie konnten ihre planerischen Aufgaben sowie die Funktionen für einen TASK-RECEIVER problemlos durchführen; zumindest haben wir nichts Gegenteiliges bemerkt.
1 Ein TASK-RECEIVER ist der für die Ausführung einer Aufgabe verantwortliche Person oder Personengruppe
Wie sind Sie bei der Erstellung des Cutover-Plans vorgegangen?
Jedes beteiligte Unternehmen im Projekt hat zuerst in einem eigenen MASTER PLAN seine Aufgaben erfasst und seine internen Abhängigkeiten abgebildet/modelliert. Dort, wo sie auf Zulieferungen von anderen Partnern aufsetzten, wurden Meilensteine gebildet. Die Meilensteine wiederum dienten als Startpunkt der eigenen Aktivitäten/Aufgaben und sollten diese auslösen.
Als die einzelnen Pläne zu 90 % fertiggestellt waren, wurden sie vom zentralen Leitstand sukzessive zu einem großen MASTER PLAN zusammengeführt, wobei nach jeder Zusammenführung die Abhängigkeiten der beiden Pläne geprüft und über Verlinkungen hergestellt wurden. Dieser Vorgang hat ca. ½ Tag in Anspruch genommen.
Nach Fertigstellung der Zusammenführungen wurden mit den Planern aller Unternehmen ein Dry Run durchgeführt und die Unschärfen und Lücken so beseitigt.
Alle weiteren Änderungen wurden dann nur mehr im großen MASTER PLAN vorgenommen und die einzelnen Pläne archiviert.
Zu welchem/e Ereignis(sen) haben Sie den CutoverManager eingesetzt?
Nur für den Go-Live, da viele Prozesse bzw. Aufgaben wie z.B. die externen Lagerstellenüberträge nicht testweise durchgeführt werden konnten und so keine Generalproben möglich waren.
Es fand lediglich der erwähnte Dry Run mit allen Unternehmen statt, in welchem der zusammengeführte MASTER PLAN durchgegangen und besprochen wurde.
Welche Rolle hatten Sie in dem Projekt?
Ich war Mitglied des zentralen Leitstands, der die Zusammenführung der Pläne vornahm und schließlich auch im Go-Live bzw. Cutover die Durchführung der Aufgaben in allen Unternehmen mithilfe des CutoverManagers koordinierte und steuerte.
Welche Funktionen waren für Sie im CutoverManager besonders nützlich?
Das simultane Modellieren bzw. Erstellen von separaten Plänen je Partner in der Planungsphase und das anschließende Zusammenführen in einen gemeinsamen Plan hat die Planung des Cutover sehr erleichtert und in meinen Augen sogar beschleunigt, da jeder zuerst unabhängig seine eigenen Themen aufbereiten konnte und nicht von vornherein auf Andere und deren Zuarbeit angewiesen war. Generell ist auch die Funktion des Zusammenführens sehr praktisch. Im Vergleich zu Auflistungen oder Planungen in MS Excel können hier keine Fehler in der Übertragung entstehen. Aufgrund der systeminternen Prüfungen bei der Erfassung von Aufgaben, konnten wir sicher sein, dass alle Aufgaben die notwendigen Pflichtangaben enthielten.
Speziell während des Cutovers selbst, waren wir von der Systemstabilität begeistert. Die bisherigen Cutovers hatten wir mit MS Excel durchgeführt, wobei die Sheets durch Makros und Verknüpfungen für den Einsatz als Cutover-Tool optimiert waren. Trotzdem musste man bei Sortierungen, Filterungen, Löschungen und Ergänzungen immer extrem vorsichtig sein, dass speziell in der kritischen Ausführungsphase keine Verknüpfungen bzw. Abhängigkeiten verloren gehen oder das Sheet abschmiert, was auch manchmal vorkam. Man musste das Excel-Sheet praktisch wie rohe Eier behandeln. Im CutoverManager braucht man sich hierüber keine Gedanken machen, kann sich auf seine Aufgaben oder aktuellen Fragestellungen konzentrieren und im System nach Bedarf navigieren, filtern, Ansichten wechseln etc. Die Möglichkeit verschiedene und mehrere Tabs im Browser zu öffnen und mehrere Bildschirme parallel zu nutzen, war extrem hilfreich. Zudem konnten alle Mitarbeiter im Leitstand parallel an verschiedenen Aufgaben im Tool arbeiten.
Die verschiedenen Filtermöglichkeiten im LIVE COCKPIT2 haben uns ermöglicht auf Knopfdruck zu sehen, welche Aufgaben gestartet werden können, aber auch, welche Aufgaben überfällig waren etc.
Wir hatten auch nur wenig Nachfragen von beteiligten Kollegen oder dem Management im Leitstand, da sich alle Kollegen/Kolleginnen selbständig im Tool über den aktuellen Stand informieren konnten.
Am Freitagabend haben wir uns entschlossen, den CutoverManager auf „Automatik“ zu stellen, sodass alle Kollegen mit startbaren Aufgaben selbständig vom CutoverManager hierüber informiert wurden. Da die Kollegen den Start und das Ende ihrer Aufgaben selbständig über die Links im Initiierungs-Mail oder in ihrem Benutzer-Dashboard nachvollzogen haben, brauchten wir uns im Leitstand hierüber nicht mehr kümmern und hatten nur mehr verzögerte Starts oder Erledigungen im Blick.
2 Das LIVE COCKPIT ist die zentrale Ansicht zur Steuerung eines Cutovers
Würden Sie den CutoverManager in einem Folgeprojekt wieder einsetzen?
Auf jeden Fall. Der CutoverManager besitzt alle notwendigen Funktionen, um die Planung aber auch die Steuerung eines Cutover sicher und detailliert aber auch komfortabel durchzuführen. Das Tool ist „State of the Art“ und kann auch zeitgleich von mehreren Personen genutzt werden, ohne dass es Probleme gibt. Jeder Beteiligte kann sich auf die ihn zugewiesenen Aufgaben im Projekt fokussieren und konzentrieren. Zudem ist das Tracking bei Änderungen und das Synchronisieren von MASTER PLÄNEN in den LIVE PLAN sehr bedienerfreundlich gestaltet. Auch die Möglichkeit, Tasks mit Labels und den jeweiligen Verantwortlichen oder Gruppen zuzuweisen machte die Koordination einfach.
Was würden Sie uns gerne auf den Weg mitgeben?
Im Großen und Ganzen ein tolles Tool, welches die Cutover-Planung definitiv erleichtert und eine Vielzahl an Funktionen bietet. Auch die Automation der Benachrichtigungen aus dem CutoverManager, wenn eine Aufgabe zur Ausführung ansteht, ist nicht nur eine sinnvolle Ergänzung, sondern auch eine hervorragende Unterstützung. Was mir noch fehlen würde, wäre die Möglichkeiten bei der Ausführung der Tasks Anhänge wie Word- oder Excel-Dateien hochzuladen, um Informationen damit zu verknüpfen. Gleichwohl wäre eine Option interessant, bei zeitlichen Verzug von Aufgaben sowohl an den TASK RECEIVER als auch im Leitstand eine „Warnung“ oder „Erinnerung“ zu erhalten.