Cutover-Management in Zeiten von Corona
Eine dezentrale Cutover-Planung ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, um auch in herausfordernden Zeiten seinen Cutover/Go-Live erfolgreich durchzuführen.
Die Zeiten sind herausfordernd, die Art der Kommunikation mit Kollegen und Geschäftspartnern hat sich gewandelt. Viele Betriebe fahren seit Monaten eine stringente Linie, um die Ausbreitung von Corona im jeweiligen Unternehmen einzudämmen. Jeweils nur ein Teil ihrer Belegschaft darf an den Arbeitsplatz zurückkehren. Die restliche Belegschaft ist aufgefordert, remote aus dem Homeoffice zu arbeiten.
Für das Daily Business und die Projektarbeit wurden die Prozesse und Kommunikationswege sowie die Meeting-Kultur im Laufe der vergangenen Monate angepasst. Wie aber steht es um die Planung, Abstimmung, Kommunikation und Steuerung eines Cutover-Ereignisses?
Dezentrale Planung
Nach wie vor findet die Planung eines Cutovers meist zentral durch ein kleines Team in einer zentralen (oftmals MS Excel-) Datei statt. Der Cutover Manager sammelt die Informationen von den beteiligten Parteien ein, erfasst sie im Tool und stimmt sie dann per Video-Konferenz in separaten Meetings mit den jeweiligen Teams/Fachbereichen ab. Bei Rückfragen oder Änderungswünschen müssen diese über das Planungsteam oder noch zentraler über eine Person den Cutover Manager adressiert werden, da in der Regel nur er bzw. sein Team als einzige Zugriff auf den Cutover-Plan haben.
Wie bequem wäre es, wenn der Plan allen Beteiligten — entsprechend der ihnen zugewiesenen Rollen&Rechte — einseh- oder auch pflegbar wäre? Die einzelnen Teams könnten ihre jeweiligen Planungsabschnitte selbständig validieren und adjustieren. Zeitraubende, regelmäßige Abstimmungs-Meetings würden sich erübrigen. Optimaler Weise würden alle Änderungen im Planungs-Tool protokolliert, sodass bei ungewollten Effekten, wie einer großen zeitlichen Verschiebung von Meilensteinen, die Pflegeaktionen nachvollzogen und bei den jeweiligen Personen hinterfragt werden können.
Wenn der Plan einen gewissen Reifegrad erreicht hat, könnten über ein integriertes Rechte- und Rollenkonzept die Pflegetätigkeiten einfach und effizient auf das Cutover-Team beschränkt werden. So könnte das Cutover-Team zu jeder Zeit die zentrale Kontrolle über die Planung behalten, die Pflegeaufwände jedoch für bestimmte Phasen dezentralisieren und so die Aufwände reduzieren.
Hilfreich hierzu wären auch, Aufgaben oder Meilensteine unter besondere Beobachtung stellen zu können. Meist sind dies spezielle Meilensteine, wie eine Go-/NoGo-Entscheidung oder das Öffnen der Systeme für die Anwender und/oder Kunden nach dem erfolgreichen Abschluss des Cutovers. Verschieben sich diese Meilensteine drastisch, kann in der Regel von einer Falscheingabe von Laufzeiten (Dauer) oder falschen Verkettungen ausgegangen werden und es muss schnellstens eine Abstimmung und eine Korrektur herbeigeführt werden.
Cutover-Steuerung
Auch die Steuerung eines Cutovers im 24-Stunden-Modus durch mehrere kleine lokal zusammensitzende Teams, kann unter der Einhaltung der Corona-Regeln zur Herausforderung werden. Meist hat eine Person Zugriff auf die Planungs-Datei und stimmt die Steuerungsaufgaben mit den anderen Teammitgliedern ab.
Wäre es nicht hilfreich, wenn alle Teammitglieder gleichberechtigt Zugriff auf das Planungs-Tool hätten und Aufgaben, ggf. geclustert nach Systemen, Standorten, Themen etc. separat steuern könnten? Oder man könnte gar die aktive Steuerung des Cutovers (zeitweise) dem Tool überlassen und müsste nur bei der Nichteinhaltung des Zeitplans aktiv eingreifen?
Natürlich müssten alle Aktionen für alle Beteiligten zentral und zeitnah ersichtlich und nachvollziehbar sein. Und die Sicherheit und Integrität der Planungsdaten dürfte zu keiner Zeit, trotz der parallelen Bearbeitungen, in Gefahr sein.
Optimal wäre es doch, wenn alle beteiligten Parteien, wie das Cutover-Team, das Management, als auch die aktiv beteiligten Mitarbeiter, jederzeit alle benötigten Informationen selbstständig aus dem Planungs-Tool einsehen könnten — ohne das Cutover-Team konsultieren und damit bei der Steuerung des Cutovers stören zu müssen? Beispiele hierfür sind:
- Übersicht über den Gesamtplan
- Aktueller Ausführungsstatus durch vergleich der Soll- und Ist-Zeiten
- Eigene Aufgaben mit individuellen Filtern und Sortierungen
- Zukünftige Einsatzzeiten und ggf. aufgetretene Verschiebungen im Ablaufplan
Cutover-Software
Der CutoverManager als professionelle Cutover-Software bietet Ihnen diese und viele Funktionen mehr bereits in seinem Standard-Leistungsumfang an. Besonders hervorzuheben sind hierbei die Funktionen, welche die dezentrale Planung perfekt unterstützen:
- Zusammenführen von Plänen
- Kleine Teams/Fachbereiche können dezentral in ihrem eigenen Plan die Aufgaben planen und Abhängigkeiten setzen. Anschließend werden diese Pläne in einem Master-Plan zusammengeführt.
- Nachvollziehbarkeit von Änderungen
- Jede Änderung einer Aufgabe wird protokolliert und kann der jeweiligen Vorversion gegenübergestellt werden.
- Datenqualitätsprüfung
- Wenn mehrere Parteien/Kollegen einen Plan pflegen/bearbeiten, können sich Fehler einschleichen. Durch die Prüfungsmöglichkeit können Fehler, wie beispielsweise vergessen Verantwortliche oder keine Dauer, schnell gefunden und korrigiert werden.
- Rollenkonzept
- Jeder Mitarbeiter darf nur seiner Rolle entsprechend Änderungen im Plan vornehmen.
- Internationalisierung
- Der CutoverManager ist in der Sprache Deutsch und Englisch verfügbar. Außerdem unterstützt er Zeitzonen und individuelle Zeit- und Datumsanzeigen.
Die einfache Installation und somit schnelle Bereitstellung in ihrem Cutover/Go-Live-Projekt rundet das Gesamtpaket ab.
Sollten Sie Interesse an mehr Informationen haben, besuchen Sie unsere Produktseite, verschaffen Sie sich online einen Eindruck vom Look&Feel sowie dem Leistungsumfang des CutoverManagers. Gerne können Sie uns auch bei konkreten Fragen direkt kontaktieren. Wie freuen uns auf Sie.
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